Procesos y formularios HR en Fiori

Hay en SAP HCM un componente que nos permite crear escenarios web con los que modificar los datos maestros de los empleados, más allá de las aplicaciones específicas genéricas para modificar los propios datos personales (como el de dirección y la cuenta bancaria): Son los Procesos y Formularios de HR (HR Processes and Forms, que llamaremos P&F), con el que se podemos llegar a crear procesos en el portal para iniciar altas, bajas, cambios organizativos, modificar datos personales, solicitar nuevo horario de trabajo, o lo que se nos ocurra.

Ese componente ya tiene su tiempo, aunque siempre me ha dado la impresión de que no se aprovechaba todo lo que se podría. Y tampoco me extraña, ya que en su versión original era necesario utilizar Adobe Forms Interactivos, con el consiguiente gasto de licencias (que, según tengo entendido, no eran nada baratas). Además, para procesos sencillos es muy fácil montar un escenario de P&F, pero cuando queremos montar algo un poco más complejo, se complican bastante.

Con la llegada del HR Renewal, SAP creó una versión basada en configuraciones de componentes Web Dynpro ABAP (escenarios con Floorplan Manager, FPM). El portal del empleado de HR Renewal venía con bastantes ejemplos estándar basados en estas configuraciones de P&F. Adiós a los caros formularios en Adobe, ¿quién quería aprender Javascript o Calc para añadir interactividad al formulario, si lo podíamos hacer con un editor más sencillo y programando con ABAP?

Pero Fiori le comió el terreno al portal del HR Renewal (los Lanes), y las Web Dynpro ABAP dejaron de ser útiles cuando la tecnología nos descubrió las aplicaciones responsive. Así que nos podíamos preguntar, ¿sacarán en algún momento una versión para Fiori? Pues sí, parece que por fin los Procesos y Formularios HR en Fiori ya están entre nosotros.

¿Pero qué son los Procesos y Formularios de HR?

Para aquellos a los que todo esto les suene a élfico pero al menos saben algo de SAP HCM, vamos a situarnos: El componente de Procesos y Formularios de HR nos permite crear escenarios web para modificar datos maestros de los empleados (que se guardan en eso que la gente diabólica de SAP HCM llama infotipos), creando un proceso con uno o varios pasos que pueden ser validados por determinados empleados de la empresa y que luego podemos colgar como un enlace en el portal web. Los procesos los puede iniciar un empleado cualquiera, su responsable o un administrador de recursos humanos (depende del proceso que ejecutemos), y de ahí irán pasando al buzón de otros empleados para añadir datos y/o validarlos. Podemos trastear con ellos con la transacción HRASR_DT.

Los P&F se componen, básicamente, de:

• El proceso en sí, que unifica todo el escenario que se va a crear: Determina quién puede iniciarlo, los pasos de los que se compone, el formulario a utilizar (Adobe Form Interactivo, FPM-Web Dynpro ABAP y otros que no mencionamos en este artículo) y el workflow que se ejecutará.

Ejemplo de la HRASR_DT para crear P&F

• El workflow que se ejecuta con el proceso (workflow tradicional de la SWDD), elemento opcional (si no añadimos un workflow, los datos se guardarán directamente tras ejecutar el primer paso del proceso). Con el workflow podremos ir enviando tareas a los buzones de los distintos responsables del proceso (SBWP, UWL, POWL o My Inbox, el que tengamos montado), para que rellenen datos adicionales o validan las tareas anteriores. El workflow es fuertemente dependiente del tipo de formulario, porque las tareas a utilizar dependen de ese mismo tipo.

• El formulario, que es lo que nos interesa para este artículo, que nos dice los datos que se van a utilizar (campos de infotipos u otros campos a medida que queramos crear) y cómo se van a mostrar. Los tipos de formularios que nos ocupan son:

• El Adobe Form Interactivo, con pago de licencias por ser interactivos (ver nota 750784; los formularios estáticos -Print Forms- no necesitan licencias de pago adicional, pero los interactivos sí); y  el no muy práctico entorno de edición del Adobe LiveCycle con Javascript o Calc, al menos engorroso para los ojos de un ABAPero (accesible en la trasacción SFP).

Ejemplo de la herramienta de diseño
para Adobe Form Interactivo.

• Y el FPM (Web Dynpro ABAP). que permite desarrollar mediante clases ABAP. La creación de formularios sencillos es muy fácil y rápida, pero se complica cuando nos proponemos montar un escenario complejo. Eso sí, podemos llegar a conseguir formularios casi igual de interactivos que el Adobe Form.

Y ahora, ejemplo de la herramienta de diseño
de configuración de componentes
para FPM/Web Dynpro ABAP.

La pega de estas versiones es que los formularios de HR, con todo el tema de la adaptabilidad, se han quedado obsoletos. Sí, podemos abrir un formulario WD ABAP en el móvil, pero nos tocará abusar demasiado del scroll horizontal para poder rellenarlo correctamente. Es, por decirlo pronto y mal, "anti-Fiori".

Ejemplo muy básico de Formulario tipo FPM
que me he creado en 10 minutos para cambiar el horario de trabajo

Aunque ya por 2016 podemos ver algún artículo donde un experto de los de verdad nos contaba como adaptarlos a SAPUI5.

Le toca el turno a Fiori

Hace unos pocos años, allá por 2017, SAP hizo una campaña para que los clientes diesen ideas de productos que les podrían ser interesantes. Pensandoo que era una pena que se perdiesen los P&F, esa fue mi propuesta: La inclusión de formularios HR para Fiori. Pensé que la mandarían a lo más profundo de las minas de Moria. Pero parece que les gustó (tuvo incluso unos cuantos votos a favor de otros clientes) y se pusieron con ello.

Y el mes pasado, olvidado el tema, me llegó al email una notificación al respecto del avance de la propuesta, con una nota relacionada, la 2673872 - Release information of Fiori Apps for HCM Processes and Forms. La nota lleva ya, en su primera versión, desde agosto del año pasado, aunque yo hasta ahora no me había enterado :(.

Así que, ¡ahí están! ¡Los procesos y formularios de HR en Fiori!

Así es como se verán

La nota trae consigo dos aplicaciones, el Process Inbox (que no deja de ser una versión del My Inbox) y el Start Process, que parece que es la que nos permitirá iniciar los procesos y listar los ejecutados.

En la documentación de esta segunda aplicación, nos cuentan que los procesos y formularios se siguen diseñando a través de la HRASR_DT (como era de esperar), usando ahora un nuevo tipo de formulario, el Fiori Form. También menciona las tareas que hayque utilizar en los workflows para usar procesos de este tipo. Para poder usar la herramienta de diseño del formulario, hay que activar la business function HCM_ASR_CI_7: Administrative Service 7, que ya lleva justo un año disponible. Al hacerlo, nos aparecerá una nueva entrada en la HRASR_DT, la de Field Metadata. Aunque si ejecutamos simular el proceso desde esta transacción, nos dará un error (¿quizá falte alguna nota por implementar?)

Opciones de edición de un formulario de tipo Fiori

Así que ya tenemos aquí con nosotros la opción de crear P&F en Fiori, para dar más versatilidad al portal del empleado para recursos humanos. Ahora toca averiguar cómo hay que desarrollar. Sea como sea, esto promete. La pena va a ser para los que no tengamos el nivel de SAP UI5 necesario :(.